Mit CareOffice können die Anlagen und Objekte unterschiedlich nach Typ, Prozess oder Ort verwaltet werden. Die Darstellung erfolgt über eine Baumstruktur, wie der Windows Explorer und ist für jeden sehr einfach zu bedienen. Die Anlagenstruktur kann individuell festgelegt werden, die Anzahl der Ebenen ist hierbei nicht begrenzt. Mit Drag und Drop können Anlagen sehr einfach verschoben und auch kopiert werden. Diese individuelle Baumstruktur mit Ihren Anlagen und Objekten ist ebenfalls der 'Navigator' für das Auftragswesen und die Historie, somit ist immer eine einfache Bedienung für jeden Anwender von CareOffice gewährleistet.
In der Objektverwaltung können eine Vielzahl von Informationen wie allgemeine, technische und kaufmännische Daten, Standort, technische Attribute, Ersatz- und Verbrauchsteile, Sicherheitsanweisungen, Dokumente. Betriebs- und Messdatenzähler aufgenommen werden. Mit Bestandteil der Objektverwaltung sind die Adress- und Vertragsverwaltung. Wartungsverträge können bei den Anlagen und Objekten auf jeder Ebene direkt hinterlegt bzw. Details eingesehen werden. Ebenfalls ist eine Garantieverwaltung mit integriert.
Instandhaltungsmitarbeiter investieren bis zu 20% ihrer Arbeitszeit um Dokumente zu suchen. Dies kann einfach und effizient gelöst werden. Da die elektronischen Dokumente (Zeichnungen, Bilder, Beschreibungen, Videos, etc.) in CareOffice direkt bei der jeweiligen Anlage oder dem jeweiligem Standort hinterlegt werden können ist die Verwaltung und Pflege sehr komfortabel. Dies kann natürlich auch bei den Ersatzteilen oder Aufträgen erfolgen. Für die Dokumente lassen sich zusätzliche Informationen hinterlegen, wie z.B. Versionsnummer, interne Dokumentennummer, Gültigkeitsdatum, etc.. Dabei können Sie über einfache Suchbegriffe Ihr gewünschtes Dokument immer sehr leicht finden.
Ein weiterer Vorteil ist auch die zentrale Pflege von Dokumenten die für identische oder gleichartige Anlagen und Objekte gültig sind. Diese müssen nur einmal aufgenommen werden und können sehr einfach verknüpft werden; stellt somit eine erhebliche Zeitersparnis und Sicherheit für die Pflege der Dokumente dar. Über die CareOffice Dokumentenverwaltung können Sie auch einen Link zu einer Internetadresse hinterlegen, um immer den aktuellen Zugriff auf Lieferantendaten zu haben.
Die Verwaltung Ihrer täglichen Aktivitäten können Sie in der Auftragsverwaltung optimal organisieren. Es stehen Ihnen dabei verschiedene Arten von Aufträgen wie z.B. Instandsetzungen, periodische- und leistungsabhängige Wartungs- und Inspektionsaufträge, Betriebssicherheitsverordnungen und gesetzliche Prüfungen, Kalibrierung, Routenpläne, Projekte usw. zur Verfügung, welche Sie den Anlagen und Objekten zuordnen können. Dabei können bei allen Aufträgen die Ressourcen – Personal, Material, Fremdleistung, Werkzeuge sowie zeitliche und leistungsbezogene Anforderungen - mitberücksichtigt werden.
Was muss heute oder diese Woche alles gemacht werden? Sie haben jederzeit in CareOffice die Situation der Aufträge im Überblick und können frühzeitig reagieren! In der Auftragsplanung können Sie nach verschiedenen Gesichtspunkten sich die Aufträge in einer Liste oder in einem Kalender pro Tag, Woche oder Monat darstellen lassen und können im laufenden Tagesgeschäft schnell reagieren. Mit Drag und Drop lassen sich die Aufträge sehr schnell und bequem umplanen. Ebenfalls steht eine MS-Projekt-Schnittstelle zur Verfügung.
Über den CareOffice Workflow kann gesteuert werden, welche Mitarbeiter welche Rechte haben. Von der Erfassung über die Auftragsfreigabe bis hin zum technischen und kaufmännischen Abschluss kann der Arbeitsprozess gesteuert werden. Für sicherheitsrelevante Aufträge kann ein elektronischer Genehmigungsprozess hinterlegt werden.
Die Rückmeldungen der Aktivitäten müssen schnell und einfach gehen. Hierfür stehen unterschiedliche Erfassungsassistenten für die Aufnahme der rückmelderelevanten Daten zur Verfügung. Störungen und IH-Anforderungen können sehr einfach von jedem Mitarbeiter der Produktion in CareOffice gemeldet und von der Instandhaltung direkt weiter geplant werden. Mündlich gemeldete Störungen, die sofort von der Instandhaltung behoben worden sind, können in einer eigenen Maske direkt und schnell zurückgemeldet werden ohne dass hierfür ein Auftrag erforderlich ist. Alle erfassten Daten werden in der Historie gespeichert und können nach verschiedenen Aspekten ausgewertet werden.
Über den Firmenkalender lassen sich Arbeitsmodell, Abwesenheiten, Schichtplan definieren und Sie können mit der CareOffice Kapazitätsplanung eine Feinplanung der Aufträge vornehmen. Dabei haben Sie mit dem graphischen CareOffice Auftragskalender immer die noch freien verfügbaren Ressourcen Ihrer Mitarbeiter im Blick und können die neuen Aufträge sehr schnell, termingerecht und sicher einplanen
Grosse Projekte wie Revisionen, Umbauten oder Montage neuer Anlagen lassen sich detailliert planen und durchführen. Mit dem Modul Projektmanagement können Sie die erforderlich Aufgaben mit Aufträgen beschreiben und mit effizienten Planungswerkzeugen bearbeiten. Jedes Projekt hat einen freidefinierbaren Genehmigungsprozess mit Freigabe. Das Budget, die Ressourcen von Aufträgen, die Verfügbarkeit von Material und die Bestellungen können direkt über das Projekt gesteuert werden. Mit CareOffice Projektmanagement haben Sie die Kostenkontrolle im Griff, Sie sehen den Projektforschritt, die Auslastung Ihrer Mitarbeiter und wie viele freie Kapazitäten Sie für neue Projekte zur Verfügung haben.
Alles wird in einer Historie lückenlos dokumentiert. Über die CareOffice-Historie lassen sich alle Arten von Auswertungen (Kosten, Schwachstellenanalyse, Verfügbarkeit etc.) darstellen, welche Ihnen ermöglicht Ihre Instandhaltungsorganisation zu verbessern, sowie die Verfügbarkeit Ihrer Anlagen zu erhöhen. Dabei wird die Prozessoptimierung wie auch das wirtschaftliche Verwalten der Anlagen speziell berücksichtigt.
Es stehen Ihnen eine grosse Anzahl verschiedenster Standard Berichte zur Verfügung, welche dann individuell nach Ihren persönlichen Bedürfnissen angepasst werden können. So erhalten Sie die gewünschten Resultate und Kennzahlen, die dann wieder für Ihre Entscheidungsfindung Unterstützung bieten. Der integrierte Reportgenerator hilft Ihnen bei der Anpassung und Erstellung Ihrer Auswertungen
Die CareOffice Finanzverwaltung ist die Schnittstelle zwischen der Technik und dem kaufmännischen Controlling. Kostenträger, Kostenstellen und Kontos können gemäss dem Controlling frei eingerichtet werden. Ebenfalls kann die Buchungsperiode (Fiskaljahr oder Quartale) beliebig definiert werden. Plan- und Istkosten können Sie zu jedem Zeitpunkt in CareOffice direkt abrufen.
Die Budgetverwaltung leistet aktives Controlling. Das bedeutet, dass Sie beim Überschreiten eines Budgets vom System automatisch gewarnt werden. Danach können Sie auf einfache Weise die Ursache für die Budgetüberschreitung herausfinden und entsprechende Entscheidungen treffen
Mit der Lagerbewirtschaftung optimieren Sie Ihre Lagerbestände Ihrer Artikel, Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien. Die Min./Max.-Überwachung, die Sie pro Artikel oder pro Lagerort steuern können, hilft Ihnen bei der Kontrolle Ihrer Lagerbestände und unterstützt Sie bei den Bestellanforderungen. Über die Artikelverwaltung erhalten Sie die notwendigen Informationen über Stammdaten, Lieferanten, Lagerorte, Einbauorte und Dokumente. Die Lagerorte sind ebenfalls in einer Baumstruktur dargestellt und jedes Ersatzteil oder Artikel lässt sich an beliebig vielen Orten bewirtschaften (Multi-Lager). Über das Buchungsjournal sowie die ABC Analyse erkennen Sie Schwachpunkte Ihrer Lagerbewirtschaftung und können so die Verfügbarkeit wie auch die Investitionskosten optimal steuern
Vereinfachen Sie die Abläufe in Ihrem Einkaufsprozess. Bestellanforderungen werden manuell oder automatisch erzeugt und werden dabei miteinander verglichen um doppelte Bestellungen zu vermeiden. Über die Artikelstammdaten stehen Ihnen alle notwendigen Informationen für die Bestellung zur Verfügung, welche Sie dann per Brief, per Fax oder per Email direkt auslösen können. Dabei werden die Konditionen des Lieferanten genauso berücksichtigt wie die elektronische Freigabe einer Bestellung durch berechtigte Personen. Eine vorgängige Preisanfrage ist dabei ebenfalls möglich wie auch ein Preisvergleich verschiedener Lieferanten. Die Buchung der gelieferten Waren als Gesamt- oder Teillieferung kann auf Kostenstelle, Auftrag oder Lager erfolgen und wird durch die Warenkontrolle überwacht. Die Lieferantenbeurteilung ist dabei ein fester Bestandteil des Einkaufsprozesses.
Viele Meldungen die in 24h Betrieben anfallen, werden durch die Schicht oder durch die Produktion angemeldet. Daher wurde eigens ein Logbuch mit den Funktionen Schichtplanung, Ereignisliste und Logbuchhistorie entwickelt. Über die Schichtplanung können Schichtgruppen über die definierten Schichtperioden auf längere Zeit geplant werden. Von Hand oder auch automatisch durch elektronische Meldungen (z.B. über OPC Event und Alarm) werden dann sämtliche Ereignisse ins Logbuchprotokoll eingetragen die dann, je nach Notwendigkeit, der Instandhaltung zur Bearbeitung elektronisch weiter gesandt werden. Es ist dabei auch möglich diese Meldungen per Email, SMS oder Pager zu übertragen. Durch die permanente Einsicht der Aktivitäten aller Beteiligten ist die Kommunikation zwischen den verschiedenen Fachgruppen immer gewährleistet und rundet den Arbeitsprozess ab. Bei Erledigung des Ereignisses geht diese mit allen nachvollziehbaren Einzelschritten in die Logbuchhistorie, welche zur Archivierung und Auswertung dient. Dabei werden Schichtprotokolle wie auch Verfügbarkeitsanalysen ausgewertet.
 Bei hoch prioritisierten Anlagen und Objekten ist es bei einem Störfall wichtig die notwendigen Informationen schnell zu bekommen. Über unser Alarmierungssystem können Sie solche Objekte und Anlagen verwalten und bei einem Störfall werden die Alarmmeldungen sofort via SMS, Email oder Pager weitergeleitet
Mit diesem Modul können Sie erbrachte Dienstleistungen für Ihre Kunden professionell verwaltet und abgerechnet werden. Nicht jeder Kunde ist gleich: neben den Kundenstammdaten können spezifische Kundenvereinbarungen wie Stundensätze für die verschiedenen Leistungen und Ersatzteilpreise mit Lieferfristen, Preisbildung, Rabattstufen in CareOffice hinterlegt werden. Wurde der Auftrag durchgeführt können sehr einfach alle Kosten des Auftrages zusammengefasst und eine Rechnung erstellt werden. Die Rechnungen können gedruckt oder an ein System elektronisch übertragen werden. Zu jeder Zeit haben Sie eine Übersicht, welche Rechnungen erstellt sind und wie der Status ist. Abgeschlossene Vorgänge werden in einer Rechungshistorie archiviert.
Um eine enge Kundenbindung beim Verkauf von Ersatzteilen zu gewährleisten müssen die Verkaufsprozesse und die Lieferfristen möglichst kurz sein. Zur Optimierung des Verkaufsprozesses werden die Bestellanforderungen des Kunden direkt mit den bestehenden Lagerbeständen kontrolliert und reserviert. Aus den Kundenbestellungen werden die vereinbarten Konditionen automatisch berücksichtigt wie z.B. Lieferfristen, Preisbildung und Rabattstufen. Über die Funktion Spedition werden alle Anforderungen aus dem Verkauf übernommen und Lieferscheine erstellt. Die Warenausgangskontrolle hilft dem Vertrieb dabei, den Verkaufsprozess zu überwachen. Nach einer erfolgreichen Auslieferung der Ware kann diese direkt verrechnet werden. Zudem ist es möglich, über die Verkaufsaktivitäten unterschiedliche Auswertungen zu erstellen.
Die Vertragsverwaltung bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Wartungsverträge, Mietverträge, Versicherungsverträge, usw. Die Vertragsdokumente können direkt hinterlegt und aufgerufen werden. Jeder Vertrag kann bei den Anlagen und Gebäuden auf jeder Ebene direkt hinterlegt werden und Sie gelangen schnell an alle benötigten Informationen, wie die Bedingungen, Laufzeiten, Kündigungsfristen und Kosten. Sie können im Vertrag vereinbarte regelmäßige Maßnahmen z.B. Wartungsarbeiten durch automatisch generierte Arbeitsaufträge steuern und/oder überwachen. Das System benachrichtigt den Vertragsverantwortlichen automatisch vor Ablauf eines Vertrages.
Die Serviceverträge mit Ihren Kunden können nach Serviceobjekten (Geräte, Anlagen, Lizenzen, Energie) detailliert verwaltet werden. Die Berechnung der Leistungen kann in Form von Fixbeträgen, manuell erfassten Preisen oder Energieverbrauch erstellt werden. Die Fakturierungszyklen sind frei definierbare und unabhängig von der Vertragslaufzeit. Eine direkte Fakturierung von einzelnen Verträgen wie auch eine Serienfakturierung mehrerer Verträge auf Basis von Selektionskriterien ist möglich. Eine detaillierte Historie mit den ausgeführten Serviceaufträgen und den Fakturierungen steht zur Verfügung.
In der Pharmazeutischen- und Lebensmittelindustrie besteht die Anforderung, dass alle nachträglichen Änderungen des Instandhaltungsprozess, für eine Revisionssicherheit des Systems dokumentiert werden müssen (FDA 21 CFR Part 11). Der gesamt Auftragsprozess kann immer in CareOffice nachvollzogen werden. Wer hat den Auftrag gemeldet, welche Informationen wurden erfasst, wer hat den Auftrag freigegeben, technisch abgeschlossen, etc.. Mit der Funktion Audittrail sehen Sie immer wie ein bestimmter Auftrag in der Datenbank ursprünglich ausgesehen hat, was daran geändert wurde, wann und von wem.
Materialabbuchung, Zeiterfassung, Auftragsrückmeldungen, Störerfassungen, Messdatenerfassung, Inventur.... CareOffice Mobile vereint viele Funktionen die für den täglichen Einsatz des technischen Personals benötigt werden > schlussendlichen einen Zeitgewinn darstellen und die 'Zettelwirtschaft' massiv reduziert. Für den standortunabhängigen Einsatz bietet Ihnen der tragbare Industrie Pocket PC alle Möglichkeiten flexibel zu arbeiten. Dank integriertem Barcode-Leser, RFID- Antenne oder GPRS Anbindung ist eine schnelle Abfrage oder Erfassung der Daten gewährleistet.
Mit CareOffice ODC können eine Vielzahl von unterschiedlichen Messdaten verwaltet werden z.B. Betriebsstunden, Kilometer, Produktionseinheiten, Mess- und Inspektionsdaten wie Temperaturen, Schwingungen, Abnutzungsdaten, Grenzwerte, Status oder auch Energie- und Verbrauchsdaten wie Strom, Wasser Gas, Tankdaten.
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